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Multas por no registrar la jornada: qué revisa la Inspección de Trabajo
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La Inspección de Trabajo y Seguridad Social puede requerir el registro de jornada de tu empresa en el marco de sus funciones de vigilancia del cumplimiento laboral. La multa por no registrar la jornada o hacerlo de forma deficiente es uno de los riesgos más habituales para pymes que aún dependen de procesos manuales. Desde el RD-ley 8/2019, el registro de jornada laboral es una obligación expresa del empresario — no un “extra” opcional — y su ausencia puede derivar en actuaciones sancionadoras.
¿Qué multas puede imponer la Inspección por no registrar la jornada?
El RD-ley 8/2019 adaptó el régimen sancionador por incumplimientos en materia de registro de jornada laboral. Las infracciones se califican según su gravedad (leve, grave o muy grave) y las cuantías dependen de la normativa sancionadora vigente, el tamaño de la empresa y la reincidencia. No existe una cifra única aplicable a todos los casos: lo relevante para RRHH es que la ausencia de registro o la imposibilidad de acreditarlo en una actuación inspectora puede activar expedientes sancionadores.
En la práctica, las multas por no registro de jornada suelen ir acompañadas de requerimientos de subsanación: la empresa debe implantar o regularizar el sistema de fichaje en un plazo determinado. Si el incumplimiento persiste o se detectan otras irregularidades en tiempo de trabajo (horas extra no compensadas, jornadas superiores a las pactadas), la actuación puede ampliarse. Por eso conviene disponer de registros exportables y coherentes antes de recibir una visita, no después.
Las cifras concretas deben contrastarse siempre con asesoría laboral actualizada. Este apartado tiene fines informativos y no constituye asesoramiento jurídico.
Qué exige la ley que puedas mostrar
El artículo 34.9 del ET, introducido por el RD-ley 8/2019, obliga a la empresa a garantizar un registro diario de jornada con el horario concreto de inicio y fin de cada persona trabajadora. Ese registro debe:
- Estar organizado y documentado (convenio, acuerdo de empresa o decisión previa consulta).
- Conservarse durante cuatro años y permanecer a disposición de trabajadores, representantes legales e Inspección.
- Permitir contrastar la jornada efectiva con la ordinaria pactada — también relevante para horas extraordinarias.
El RD-ley también adaptó el régimen sancionador por incumplimientos en materia de registro de jornada. Las cuantías concretas dependen del tipo y gravedad de la infracción según la normativa vigente; conviene contrastarlo con asesoría laboral.
Qué suele revisar la Inspección en materia de jornada
Cada actuación es distinta, pero en controles relacionados con tiempo de trabajo es habitual que se examine si la empresa puede acreditar:
- Existencia de un sistema de registro diario (no solo declaraciones verbales).
- Coherencia entre fichajes, contratos, convenio y nómina (incluidas horas extra).
- Acceso de la persona trabajadora a su propio registro, como reconoce el ET.
- Conservación del histórico en el plazo legal de cuatro años.
- En equipos remotos, si el fichaje es tan trazable como en presencial (teletrabajo y Ley 10/2021).
Errores que suelen complicar una actuación inspectora
- Registros en papel o Excel dispersos sin un único sistema de verdad ni trazabilidad de correcciones.
- Lagunas de fichaje en fines de semana, festivos o días de teletrabajo sin justificación documentada.
- Imposibilidad de exportar el histórico en un plazo razonable cuando se solicita.
- Desalineación entre lo registrado y lo reflejado en nómina o en el calendario laboral acordado.
Checklist antes de una visita o requerimiento
- Confirmar que tienes documentado cómo se registra la jornada (acuerdo, política interna o convenio).
- Verificar que puedes extraer registros de los últimos cuatro años por empleado y por periodo.
- Revisar que los administradores saben quién valida correcciones y que quedan auditadas.
- Comprobar coherencia entre fichajes y obligaciones del art. 34.9 ET.
- Designar un interlocutor interno (RRHH o dirección) con acceso al sistema y conocimiento del procedimiento.
Cómo encaja JornadaGO
JornadaGO digitaliza el fichaje y conserva el histórico de jornada en un formato exportable y trazable, alineado con lo que la normativa exige a nivel de registro diario. No sustituye la asesoría ante una actuación inspectora concreta, pero reduce el riesgo operativo de llegar a una visita con registros incompletos o incompatibles entre sí.
Fuentes oficiales
Aviso: información general sobre el marco legal del registro de jornada y la función inspectora. Para actuaciones concretas consulta siempre un graduado social o abogado laboralista.